Rapor Nasıl Yazılır?

Rapor nasıl yazılır diye merak ediyorsanız, yöneticinizi veya raporu sunacağınız kişiyi etkilemek için elinizde benzersiz bir fırsat var. Peki doğru ve etkili bir rapor nasıl hazırlanır? Raporlar farklı tarzda ve türde olsa da hepsinin izlenen temel adımları aynıdır. İşletme ve analiz raporları konusunda uzman olmak, yöneticilerin ilgisini çekmeyi kolaylaştırır. Halihazırda raporlama işleriyle uğraşan kişilerin rapor nasıl yazılır? şeklinde araştırma yapması, bu anlamda profesyonel olmak için çaba sarf ettiğini ve uzmanlaşmak istediğini gösterir.

Rapor Nedir ve Neden Yazılır?

En kısa tabiri ile; ‘rapor oldukça geniş bir konuda yeterli araştırma yapıldıktan sonra, benzer şekilde araştırma yapmaya vakti olmayan kişilere kısa ve öz şekilde önemli bulgularin ve bilgilerin aktarılmasıdır’ diyebiliriz.

Özellikle iş yerlerinde farklı departmanlardaki yönetici ve ekip üyelerine çeşitli belgelerin sunulması istenebilir. Bu bilgi ve analizlerin rapor şeklinde istenmesi, geçmişten günümüze kalıplaşmış bir durumdur. Rapor, gerçeklere dayanır ve sunulan her belgenin doğruluğu %100 ve içeriğin tamamı net bilgilerle oluşturulmalıdır.

Çalışma raporları; işinizi kapsayan bir bilginin açıklandığı, resmi bir belge olarak kabul edilir. Satış raporu, bütçe raporu, günlük ve yıllık raporlar gibi farklı türde istenen ve yazılması istenen belgeler, genellikle yönetici kadrosuna sunulduğu için önemlidir.

Rapor İçin Ön Hazırlık Olarak Neler Yapılabilir?

Hangi tür rapor yazılacaksa formatın o şekilde oluşturulması gerekir. Pazarlama alanıyla ilgili rapor hazırlamanız istendiyse, ona göre bir strateji geliştirerek belgeleri taramak ön hazırlık için mühimdir. Doğru şekilde oluşturacağınız rapor, kolay anlaşılabilir olur ve tekrar düzeltme için geri dönülmemesini sağlar.

Raporu yazmadan önce belgelerin kimlere sunulacağını öğrenmek, belgeleri doğru biçimlendirme konusunda büyük avantaj oluşturur. Müşterilere ya da yatırımcılara iletilecek bir raporda, farklı tür bilgilere yer vermeniz gerekir ve bunun araştırmasını yapmak, doğru şekilde içeriği oluşturmanızı mümkün kılar.

Ön hazırlık olarak rapora hangi bilgilerin dahil edileceğini detaylı inceleyebilirsiniz. Bu sayede gereksiz bilgi akışı olmaz ve raporun amacına odaklanılabilir. Rapor yazmaya başlamadan önceki hazırlık aşamasında özet çıkarmak ve raporunuzda özete yer vermek içeriği kısaca açıklayacağı için gereklidir.

Raporun giriş ve sonuç bölümlerinden önce gövdeye hazırlık yaparak, daha doğru sonuçlar elde edilebilir. Görsel seçimlerinin de rapor hazırlanmadan önce araştırılması ve tasarımlarının yapılması zamanı yönetebilmenizi kolaylaştırır. Görsel seçimlerin doğru veri analizlerini içeriyor olması bu konuda karışıklık yaşamamak için özenle incelenmelidir. Aksi halde yanlış sunacağınız rapordaki sayısal veriler, büyük problemlerin ortaya çıkmasına neden olabilir.

Rapor Yazarken Nelere Dikkat Edilmeli?

Rapor nasıl yazılır veya hazırlanır sorularına, nelere dikkat etmeliyiz diye başlamakta. fayda var. Rapor yazarken dikkat edilecek noktalarda biri; oluşturacağınız raporun belge, ek ve gövde kısmını doğru şekilde ayarlamaktır. Önceden taslak hazırlayanlar bu aşamayı geçerek rapora aktarmaya başlayabilir. Raporun başlığı mutlaka hazırlanan içeriği kapsamalıdır. Örneğin; bu bir satış raporu ya da insan kaynaklarına ileteceğiniz veri analizi ile ilgili ise başlık seçimi konuyu net ifade etmelidir.

Rapor hazırlarken alt başlıklarda yazı tipi boyutunu küçültmeyi unutmamak, nizami ve doğru kullanım için dikkat edilmesi gereken önemli noktalardandır. İçindekiler sayfası oluşturacaksınız, her zaman bu bölümü sona bırakmakta fayda var çünkü bu aşama için tüm sayfa numaraları ortaya çıkmış olmalıdır. Başlangıçta hazırlanan özet, rapor hazırlandıktan sonra tekrar gözden geçirilerek eksiklikler giderilebilir. Böylece gözden kaçırılabilecek noktalar, raporu sonlandırmadan önce fark edilir.

Raporun giriş kısmı oluşturulurken, ne hakkında olduğu ve neyi içerdiği ifade edilmelidir. Yıllık bir raporsa muhtemelen bir sayfa uzunluğunda olabilir ve uzunluğunun sanıldığı aksine hiçbir kötü yanı yoktur. Raporunuzun gövdesi tüm bilgi akışının olduğu alandır. Açıklamalar, sayısal veriler ve tüm bilgilerin aktarıldığı gövde bölümünde raporun akıcı olması için alt başlık kullanımına dikkat edilmelidir.

Etkili Rapor Nasıl Yazılır?

Etkili iş raporları yazmak bolca pratik ve iyi iletişim becerileri gerektirir. Ne kadar çok rapor yazarsanız, gelecek raporları yazarken o kadar daha verimli olursunuz. Aşağıda, işyerinde profesyonel bir rapor yazmak için atabileceğiniz adımları listeliyoruz:

1. Hedef kitlenizi belirleyin.

   • Yazdığınız raporu kim okuyacak? Raporu nasıl yazacağınız, o raporu kimin okuyacağına bağlı olarak değişiklik gösterecektir (göstermeli). Bir üst seviye yöneticiniz mi, yoksa onun da üstü, veya şirketin en üst düzey yöneticileri mi? Her seviyedeki kişilerin raporun konusuna hakimiyeti farklı olacağı için raporunuzu hedef kitlenize göre uyarlamanız hazırlanan raporun amacına ulaşmasına katkı sağlayacaktır.

2. Hangi bilgileri dahil edeceğinize karar verin.

   • Hedef kitle belirlendikten sonra raporun amacına karar vermeli ve ona göre raporu yazarken dahil edeceğiniz bilgileri seçmelisiniz. Yukarıda rapor tanımında bahsettiğimiz gibi, ‘geniş bir konu’ var, ancak onu en kısa ve öz şekilde aktarmalıyız. Örneğin satış raporu yazıyorsanız, hedefler, hedeflere ulaşma oranları, en çok satan ürünler, en çok satış yapılan kanallar ve gelecek dönem satış hedeflerini ekleyebilirsiniz.

3. Raporunuzu yapılandırın.

   • Rapor yazarken, onu kolayca okunabilecek ve sindirilebilecek şekilde yapılandırmalısınız. Her bir rapor eklemeniz gereken bölümlere göre değişiklik gösterse de, aşağıdaki rapor bileşenlerini raporunuzu yazarken kılavuz olarak kullanabilirsiniz:
     • • Başlık veya başlık sayfası
       • Raporunuzun içeriğini kısaca açıklayan yönetici özeti / özet
       • İçindekiler tablosu (rapor bir iki sayfadan fazlaysa)
       • Raporu yazarken amacınızı açıklayan bir giriş
       • Raporla birlikte ilettiğiniz bilgileri eklediğiniz bir temel paragraf
       • Raporun amacına göre sonuç veya tavsiye

4. Kısa ve profesyonel bir dil kullanın.

   • Raporunuzu yazarken açık ve kısa bir dil kullanmaya çalışmalısınız. Konuyu olabildiğince açık ve hızlı bir şekilde anlatmaya çalışın. Basit ama profesyonel bir dil kullanın. Lafı uzatmadan, laf kalabalığı yapmadan vermek istediğiniz mesaja odaklanın. Hedef kitlenizin anlayacağı bir dil ve terminoloji kullanın. Eğer hedef kitleden emin değilsiniz terminoloji kullanmaktan kaçının.

5. Raporunuzu düzeltin ve düzenleyin.

   1. Raporunuzu göndermeden önce mutlaka temiz ve sakin bir kafa ile yeniden okuyun. Bu yazınızın olabildiğince profesyonel olmasını sağlama ve muhtemel hataları göndermeden önce yakalama ve düzeltme fırsatı verir. Raporunuzu düzenlerken gereksiz bilgileri kesebilir; raporunuzun olabildiğince verimli ve etkili olmasını sağlarsınız. Raporunuzu yazmayı bitirdikten sonra, yeniden okumadan önce bir saat veya daha fazla bir süre için kenara koyun. (kafanızı dağıtıp, rahatlayın). Bu, rapora yeni bir şekilde bakmanıza ve daha önce görmemiş olduğunuz hataları yakalamanıza fırsat verir.

Sık Yapılan Hatalar

Rapor hazırlama konusunda deneyimi olmayan ve rapor nasıl yazılır? şeklinde herhangi bir araştırma yapmayan kişilerin oluşum aşamasında hata yapması muhtemeldir. Sıklıkla yapılan hatalar, eksikliklerden kaynaklanır. Raporun gövdesinde değinilmeyen bir ana konu, verilerin incelenmesini önler. Bu nedenle önceden taslak hazırlamak rapor yazılırken konu ve alt başlıkların atlanmamasına yardımcı olur.

Raporun özet kısmında, önemli tartışmaların yer aldığı bölümleri ve asıl fikirleri eklememek eksik görünmesine neden olur. Doğru bir raporun özet kısmında, günlük çalışma raporlarının haricindeki diğer verilerin açıklandığı belgelerde de fikirlere değinilmelidir. İçerikte giriş kısmının uzun tutulması profesyonel raporlarda olmaması gereken bir durumdur ve hatalara bu bölümde oldukça sık rastlanır. Özellikle 2-4 paragraf arası hazırlanması gereken giriş kısmının uzun paragraflardan oluşması, bütünlüğü bozduğu için eleştirilmeye neden olur.

Gövde kısmında yapılan hatalar genellikle belgelerin detaylandırılmaması yüzünden ortaya çıkar. Sonuçların verilerle ve varsa grafiklerle açıklanması beklenir. Raporda ele alınan konuyla ilgili sorunlar ele alınıyorsa, iş tanımı kapsamında tavsiyelere yer verilmesi performansınız açısından olumlu sonuçlar doğurur. Örneğin; “Yeni eklenen paketin anlaşılabilmesi için insan kaynaklarındaki ekip arkadaşlarımla birlikte, diğer çalışan herkese 1 saat eğitim planlayabiliriz.” Şeklinde çözüm odaklı olunmalıdır.

Raporun sonuç kısmında, sonuçların değerlendirilmemesi ya da tavsiyelere yer verilmemesi karşılaşılan hatalardandır. Rapor bitirilirken sonuç ve tavsiye bölümü için örnekler, fikirler ve bilgilendirici cümlelerin yazılmaması yapılan hataların başında gelir. Çalışma raporlarında sonuç bölümlerinin net olması beklenir.