Sunum nasıl yapılır? herkesin aklındaki sorulardan biri. Profesyonel iş hayatı içerisinde yöneticilere ve altınızda çalışan ekip üyelerine sunum yapmak, çoğu iş tanımında yer alır. Grafikleri, raporları ve bilgileri etkileyici bir biçimde karşı tarafa aktarmak zor gibi gözükse de işin püf noktaları öğrenildiği takdirde kolaylıkla başa çıkılabilir.
Sunum Nedir?
Günümüzde etkinlik ve toplantılarda, hatta video konferanslarda sunum yoluyla aktarılan bilgiler dinleyicilerin ilgisini çekmek için kullanılır. Net olarak bilgi akışının sağlandığı iletişim araçları arasında olan sunum, belgelerle bir bütün hale getirilir. Sunum yapılırken dikkat edilecek hususlar göz önüne alındığında, iş yerinde heyecan yapmadan rahatlıkla yapılabilir.
Tüm bunlar ele alındığında, dinleyicilere sunulan metnin mesaj içeren ve açıklayıcı özellikte olup içeriğin görsellerle desteklenmesi sunumu oluşturur. Böylece sunulan proje ya da benzer raporlar ikna edici hale gelir. Sunumun yapılabilmesi için projektör ve bilgisayar gibi araçlara gerek duyulur. Aynı şekilde kullanılacak çeşitli aksesuarlar konferansın düzgün ilerleyebilmesi için mühimdir.
Sunum İçin Ön Hazırlık Olarak Neler Yapılabilir?
Sunum nasıl yapılır diye merak edenlerin öncelikle öncesinde neler uygulanması gerektiğini öğrenmesi daha sağlıklı olur. Konuşmaya hazırlanırken yapılacak şeylerin başında; heyecanla başa çıkmak gelir. Sadece yönetici karşısında dahi olsanız, ekrandaki görsel ve istatistikler açıklanırken çoğu kişinin sesi titrer ve bu daha çok heyecanlanmaya sebebiyet verir. Bunun önlenebilmesi için sunuma başlamadan önce derin nefes alıp vermek etkili bir yöntemdir.
Hitap edeceğiniz kişi ve topluluğu bilmek, uygun tonlamalar oluşturmak için birebirdir. Evde yapacağınız ayna karşısındaki birkaç egzersiz, mimik ve beden dilini kontrol edebilmek açısından olumlu sonuçlar doğurur. Ön hazırlığınıza eklemeniz gereken bir diğer konu; dinleyicilere hitap ederken giyeceğiniz kıyafetleri denemektir. Adrenalinin bir miktar yüksek olduğu durumlarda rahatsız kıyafetler, ekstra terlemeye ve rahatsız hissetmeye neden olacağı için şık ama konforlu kıyafetler tercih etmek bu açıdan önem arz eder.
Ön hazırlık olarak metinlerin ve görsellerin oluşturulması dışında bazı noktalara hazır hale gelmek gerekir. Ezberlerin yapılması, gerekli noktalarda yapılacak vurguların belirlenmesi ve slaytta dinleyiciyle göz kontağı kurulacak noktaların seçilmesi gibi nüanslara dikkat edilmelidir. Yalnızca tek bir noktaya bakmak hoş durmayacağı için kendinize bazı cümleler belirleyerek, o cümleye geldiğinizde başka yöne bakma stratejisi gibi kolay uygulanabilir yöntemler geliştirebilirsiniz.
Konuşma için yapılan hazırlığa ekleyeceğiniz gülümseme egzersizleri, samimi bir ortamın oluşmasını sağlarken sempati kazanmanıza olanak tanır. Ayna karşısında sunumu tekrarlarken nerelerde gülümseyeceğinizi ya da sesinizi yükselteceğinizi kararlaştırabilirsiniz. Önemli olan; vurguların doğru yapılması ve verilmek istenen mesajın açık bir şekilde iletilmesidir.
Sunum Yaparken Nelere Dikkat Edilmeli?
Sunum yaparken dikkat edilecek noktalar arasında; 
performansınızın dikkat çekici ve hedef kitlenizin ilgisini çekecek tarzda olması, ayrıca dinamik ve etkili üslubun tercih edilmesi gerekir. Hareketlerin bilinçli yapıldığından emin olmak, konuşma sırasında aksiliklerin yaşanmasın önler. Örneğin; iş yerinde yaptığınız sunumda çok fazla bilinçsizce hareket ederseniz, takılabilirsiniz ya da herhangi bir yere çarpma ihtimaliniz artar.
Bunun yerine daha küçük hareketler sergileyerek sunumda dikkat çekmek için belirlediğiniz noktalara değinebilirsiniz. Toplantı sırasında konuşma yaparken, sadece sunum görselindeki metinleri okumak hoş karşılanmaz. Önceden üzerinden birkaç defa geçerek, anlattığınız konunun bilincinde olduğunuzu karşı tarafa aktarmak profesyonel izlenim bırakır.
Özellikle yönetici kadrosunun katılacağı bir konferans için sunum hazırlıyorsanız; prova yapıldığını belli etmeli fakat spontane duran ifadelere de değinerek, ikisi arasındaki dengeyi yansıtmak akıcılığı mümkün kılar.
Kısa cümlelere yer vermek, konuşma sırasında dikkatin üzerinizde kalmasını sağlar. Ana noktaları oluşturduktan sonra asıl aktarılmak istenen konuya uzun süre sonra değinmek, iletişim plansızlığının göstergesidir. Bu nedenle hazırlanan sunumun üzerinden geçerek gereksiz yerler çıkartılmalı, başarılı bilgi aktarımı için önemli olan yerlere değinilmelidir.
Sunum Yaparken En Sık Yapılan Hatalar
Sunum yapılırken hazırlık aşamasının göz ardı edilmesi, hataların yapılmasına neden olan etkenlerden biridir. Sunumdan önce mevcut ekipmanın kontrol edilmesi yaşanabilecek aksiliklerin önüne geçer. Örneğin; ortamdaki projektörün bilgisayarınızla uyuşmaması gibi durumlarla karşılaşmamak için önceden kontrol edilmesi önemlidir. Aksi halde görsel olarak doküman olamayacağından ezbere sunum yapılması zorlanmaya sebep olur.
Konuşmaya başlamadan önce dinleyicilere sunumun kısaca ne kadar süreceğinden bahsetmemek ya da gereğinden fazla kendini kaptırarak, toplantı süresini aşacak kadar zaman harcamak sıklıkla yapılan hatalar arasındadır. Göz kontağı, hitap ettiğiniz kişilerin ilgisini kaybetmemek için uygulanması gereken iletişim yollarından biridir. Sunum sırasında göz kontağı kurmayan kişilerin, etkileyicilik düzeyi ve hitabet seviyesi düşük kabul edilir.
İkna edici olmayan konuşma stiliyle, çalışanlarınıza ikinci çeyrekte başarıya ulaşacağınızı anlatmaya çalışmak etkili olmaz ve inandırıcı olmadığı için başarısız bir yönetici olarak görülme ihtimali oluşur. Konferans sunumlarında çok grafikli içerik sunumu yapmak, bazen kafa karıştırıcı olabilir. Renklendirme ve açıklamaların böyle durumlarda çok iyi yapılması gerekir çünkü sunum yaparken asıl amaç, kitleye belirlediğiniz konu hakkında net bilgiler vermektir.
Sunum içerisinde etkili görsel kullanmamak, sıkça yapılan hatalar arasındadır. Genellikle canlı renklerin tercih edilmesinin sebebi; ilginin dağılmaması ve dikkat çekici olmaya devam etmesidir. Toplantı ya da seminerlerdeki yapılan hataları araştırarak, sunum becerilerinizi kolaylıkla geliştirebilirsiniz
