İş hayatının olmazsa olmazlarından birisi sunum nasıl hazırlanır? Profesyonel kariyerinizde daha iyi yerlere gelebilmek adına etkili bir sunum hazırlamak için gereken tüm olgular incelendikten sonra, taslak hazırlayarak profesyonel hitap düzeyinde metinler hazırlanmalıdır. Performans ve grafikleri içeren sunumlar genellikle yöneticilere karşı yapılırken, toplantı ve konferanslarda eğitici ve bilgi aktarıcı sunumlar çoğunlukla astlara yapılır. Sunumun hazırlık evreleri birbirinden farklı ve dikkat edilmesi gereken öğeleri içerir.
Sunuma Nasıl Hazırlanılır & Sunum Hazırlığı Nedir?
Herhangi bir toplantı, etkinlik ve organizasyonda yapılacak sunum için önceden oluşturacağınız taslaklar hazırlık evresini oluşturur. Kullanılacak görsellerin toplanması, içeriklerin araştırılması ve değinilecek konunun detaylı araştırılması bu aşamada önemli bir rol oynar.
Çalışanların dinleyeceği bir eğitim programı için sunum hazırlayanlar, öncesinde bilgileri kendi öğrenmeli ve gelebilecek her soruya hazırlıklı hale gelmelidir. Sunum hazırlığının kapsadığı konulardan biri ise kıyafet seçimidir. Kıyafetin şık ve aynı zamanda rahat olması sunum aşamasında rahatsızlık hissinin önlenmesine olanak tanır.
Sunuma Hazırlık Olarak Neler Yapılabilir?
İyi bir sunum yapmak, hazırlık aşamasında başlar. Öncelikle oluşturduğunuz metinlerin ana mesajı ne kadar iyi yansıtabildiği ve ikna edici olup olmadığı konusunda detaylı irdeleme yapılmalıdır. Sunum için giriş, gövde ve sonuç şeklinde içeriği üçe bölerek, işinizi hafifletebilirsiniz. Böylelikle oluşturacağınız sunum daha derli toplu ve anlaşılır olur.
İyi bir tasarım ya da görsel çalışma sunum hazırlığı yapılmasının ilk aşamaları arasında yer alır. Kolaylıkla bulabileceğiniz çeşitli ücretsiz programlardan yardım alarak da slayt oluşturabilirsiniz. Parlak renkler göz kamaştırabilir, bunun yerine sunuma uyacak daha mat renkler tercih edilmesi önerilir. Aynı şekilde yazı stili seçimi için de önceden deneme yaparak karar vermek, hazırlık aşaması içerisinde kararlaştırılırsa zamandan tasarruf etmenizi sağlar.
Her gün gittiğiniz iş yeriniz dahi olsa sunum yaparken giyilecek kıyafet toplantı için güzel izlenim bırakır. Çalışılan yer ve departman için hazırlanacak sunumun içeriği tarafınıza sayısal veri olarak iletildiyse; detaylı inceleme yaparak çoğu şeyin ezberlenmesi performansınızı etkili kılar. Sadece metin olarak hazırlanacak slaytlara ise kendiniz araştırma yaparak grafiksel gösterim metotlarını kullanabilirsiniz.
Sunum hazırlarken değinilmesi gereken noktalardan biri; verilecek mesajı içeren sorular hazırlayarak dikkat çekmektir. Sorduğunuz sorulara cevap beklemeden açıklamalarınıza devam edebilirsiniz. Kitle ve ortama göre sunumlarda mizah kullanmak hoş bir hava oluşturabilir. Aşırıya kaçılmadan ve kararında uygulanması şartıyla bahsedeceğiniz konu mizahla daha akılda kalıcı olur.
Sunum Yaparken Nelere Dikkat Edilmeli?
Sunum nasıl hazırlanır? Şeklinde araştırma yapanların 
karşılaşacağı ilk şey; araştırma olur. İster yılsonu satış hedefleri ya da istatistiksel grafiklerin yer aldığı konular olsun, hazırlayacağınız mesaj ve bilgilerin araştırılmış olması gerekir. Yanlış bilgi aktarımı deneyimsiz gözükmeye neden olur. Konu ve içeriği netleştirdikten sonra dikkat edilmesi gereken nokta; zaman kullanımıdır. Önceden kendi belirlediğiniz veya size ayrılan süreyi bilerek sunumun süresini doğru kullanmak, dinleyicileri sıkmamak adına önemlidir.
Slayt başına 5-6 kelime oluşturmak, etkili sunumun anahtarı olarak kabul edilir. Bu kelimeler çok küçük veya aşırı büyük yazı boyutu olarak değil, normal düzeyde ve etkileyici olmalıdır. İçeriğe projelerden ya da yapılmış araştırmalardan alıntı ve videolar eklenerek zenginleştirilebilir. Yönetici kadrosu içerisinde yer alıyorsanız; sunumlarınızda personelin ilgisinin dağılmaması için görev tanımını kapsayacak kısa görsel ve videolar etkileyici olur.
Sunuma hazırlanırken süre kısıtlamasının farkında olmak, konuşmanızın yarıda kalmaması açısından da dikkat edilmesi gereken olgulardandır. Her slayt için belli bir zaman ayırırsanız net bir süre belirlemek kolaylaşır. Ardından gelebilecek sorulara hazırlıklı olmak için vakit ayrılması profesyonel sunum için elzemdir. Verdiğiniz mesajın direkt aktarıldığından emin olduktan sonra, konu ile ilgili gelebilecek devam sorularına odaklanmak gerekir.
Sunuma nasıl hazırlanılması gerektiği ile ilgili merak içinde olan herkes, incelemeler yaparak oluşturduğu slaytları başkalarına okutarak farklı fikir ve yöntemler hakkında bilgi edinebilir. Bu şekilde fark edemediğiniz hataları ikinci bir kişinin fark etme olasılığı artar. Anlatacağınız konu belki daha önce çalışanlar tarafından defalarca sunuldu fakat siz farklı olmayı denerseniz, dinleyicilere eşsiz bir konferans deneyimi yaşatabilirsiniz.
Sunum Hazırlarken ve Yaparken En Sık Yapılan Hatalar
Sunum hazırlanırken yapılan hatalar fark edilmediği takdirde, hatalar düzeltilemez ve yanlış belgelerle konu anlatılır. Öncelikle bir taslak hazırlanıp slaytların şekli ve metinleri oluşturularak sunum hazırlığına devam edilmesi gerekir. Bu aşamada sıkça yapılan hatalar arasında taslak hazırlanmaması yer alır ve direkt sunuma geçildiği için işlerin karışmasına neden olur. Düzeni ve hikayeyi tam oturtamayan kişiler, bağımsız ve birbirinden kopuk metinler hazırlayarak ikna edici olamaz.
Sunuma hazırlanırken yapılan hatalardan bir diğeri ise; hızlı okumaktır. Hazırlık aşamasında ezberlediğiniz şekilde akılda kalan slaytları aynı şekilde okumaya çalışmak, takip edilemez düzeyde akıcı olmayan bir anlatım ortaya çıkarır. Bunu önlemek için evde sesli şekilde okuyarak çalışabilir, uygun hızı ve ses tonunu ayarlayabilirsiniz.
Aynı şekilde hazırlık aşamasında çok fazla jest ve mimik kullanımının fark edilmemesi, sunumu yaparken gereksiz efor sarf etmenize neden olur. Etkili anlatım için oluşturacağınız adımlar konuya ve içeriğin ana hatlarına bağlı olduğu kadar hitap edeceğiniz kişilere de bağlıdır. Doğruluk kontrolü yapılmayan slayt içerikleri, sunum esnasında yanlış ifadelere değinilmesine neden olur. Sunuma hazırlık yaparken, özellikle oluşturduğunuz sayısal verilerin tutarlı olduğundan emin olmak gerekir.
